Il registro visitatori aziendale non è più soltanto un quaderno da tenere alla reception.
Ogni giorno l’azienda deve gestire clienti, fornitori, consulenti, tecnici, candidati, partner e altri ospiti che accedono ai propri spazi.
Significa quindi sapere chi entra, chi è presente, chi deve essere avvisato e quali informazioni devono essere gestite e conservate.
In molte PMI, però, questo processo è ancora affidato a un registro visitatori cartaceo: nome, azienda, persona da incontrare, ora di ingresso e firma.
Una soluzione apparentemente semplice ed economica, che può funzionare quando gli accessi sono pochi e occasionali. Ma quando aumentano i visitatori, le esigenze di sicurezza e la necessità di avere informazioni facilmente consultabili, il modello manuale mostra i suoi limiti.
La domanda, quindi, non è soltanto:
“Possiamo ancora utilizzare un registro visitatori cartaceo?”
La domanda più utile per un’azienda è:
“Quanto è efficiente, sicuro e controllabile oggi il nostro processo di gestione dei visitatori?”
Che cos’è un registro visitatori aziendale?
Il registro visitatori aziendale è lo strumento attraverso cui un’organizzazione registra le persone esterne che accedono ai propri spazi.
Può riguardare:
- clienti e prospect;
- fornitori;
- consulenti;
- manutentori e tecnici;
- corrieri e autisti;
- candidati ai colloqui;
- partner e collaboratori esterni;
- ospiti invitati a riunioni o eventi.
Il sistema di registro visitatori digitale, invece, trasforma la semplice registrazione dell’ingresso in un processo organizzato: dalla prenotazione della visita al check-in, dalla notifica al referente alla registrazione dell’uscita.
La differenza, quindi, non è soltanto tecnologica. È soprattutto organizzativa.
Quanto costa davvero gestire i visitatori manualmente?
Quando si valuta il costo di un registro visitatori, si pensa normalmente alla carta, ai moduli o ai badge.
Ma il costo principale è spesso un altro: il tempo delle persone coinvolte nel processo.
Ogni visita può generare attività apparentemente brevi:
- raccogliere e inserire i dati;
- verificare il referente;
- effettuare telefonate o inviare messaggi;
- attendere una risposta;
- preparare il badge;
- gestire documenti e firme;
- registrare l’uscita;
- archiviare le informazioni;
- recuperare successivamente una registrazione.
Singolarmente possono sembrare pochi minuti.
Moltiplicati per centinaia o migliaia di visite all’anno, diventano ore di lavoro.
Un esempio concreto
Supponiamo che una PMI riceva 30 visitatori al giorno e che la gestione manuale di ogni ingresso richieda mediamente 4 minuti.
Il calcolo è semplice:
30 visitatori × 4 minuti = 120 minuti al giorno
Sono quindi 2 ore di lavoro al giorno.
Su 220 giorni lavorativi:
2 ore × 220 giorni = 440 ore all’anno.
Non significa che una persona lavori 440 ore esclusivamente alla reception. Significa che 440 ore di lavoro vengono assorbite da un processo amministrativo e ripetitivo.
È questo il costo nascosto che dovrebbe essere considerato quando si valuta un progetto di digitalizzazione della reception.
Gestione dei documenti: dalla carta ad un unico processo
A seconda del tipo di accesso, l’azienda può dover gestire anche dei documenti:
- informative privacy;
- NDA;
- regolamenti di accesso;
- istruzioni di sicurezza;
- autorizzazioni;
- documenti da firmare;
- certificazioni o patentini richiesti ai fornitori.
Con una gestione cartacea, questi documenti devono essere stampati, consegnati, firmati, raccolti e archiviati.
Con una reception digitale, i passaggi possono essere integrati nello stesso flusso di registrazione. Il visitatore visualizza le informazioni necessarie, completa gli eventuali adempimenti e il sistema registra quanto previsto dal processo aziendale.
Il risultato non è soltanto meno carta.
È meno gestione amministrativa, meno archiviazione manuale e maggiore tracciabilità.
Pre-registrazione: preparare la visita prima dell’arrivo
Uno dei vantaggi più interessanti della gestione digitale dei visitatori è la possibilità di invitare una persona e pre-registrarla prima che arrivi in azienda.
È il passaggio da una gestione reattiva a una gestione programmata.
Una reception digitale migliora l’esperienza del visitatore
C’è infine un aspetto che riguarda direttamente l’immagine dell’azienda.
La reception è spesso il primo punto di contatto fisico tra l’organizzazione e clienti, partner, candidati e fornitori.
Un visitatore che deve cercare una penna, capire dove firmare su un registro e aspettare che qualcuno lo accolga vive un’esperienza molto diversa da chi trova un processo digitale semplice e guidato.
La tecnologia, in questo caso, non serve soltanto a fare le cose più velocemente.
Serve a progettare meglio l’esperienza di ingresso.
Per un’azienda che vuole comunicare organizzazione, efficienza e attenzione alla sicurezza, anche questo elemento ha un valore.
