COME SCEGLIERE IL MIGLIORE SERVIZIO DI CLOUD STORAGE PER LA TUA AZIENDA

I servizi di cloud storage permettono di salvare grandi quantità di dati e di avere documenti, immagini, video sempre con sé.

I servizi cloud offrono facilità d’uso, flessibilità di configurazione e dimensionamento, scalabilità e diminuzione dei costi, tuttavia introducono nuovi rischi per la sicurezza dei dati.

Dopo 20 anni di esperienza sul campo, la massima che consigliamo a tutti di tenere a mente quando si sceglie un servizio di cloud storage è:

“I files sono tuoi: devi essere sempre in grado di accedervi, controllarli ed anche spostarli da un servizio all’altro se necessario”.

Ecco le valutazioni da fare per scegliere il servizio cloud più adatto alle esigenze della propria azienda.

Di servizi di cloud storage ne esistono a decine e alcuni anche gratuiti (spazio gratuito varia mediamente da 2 GB ai 100 GB), tuttavia la prima cosa da valutare è l’Affidabilità del provider.

Vorresti affidare i tuoi documenti ad un servizio di cloud storage e scoprire, magari quando più ti servono, che l’azienda è fallita o a cambiato le condizioni ed è tutto perso?

Per valutare se un provider è affidabile, è necessario effettuare alcune considerazioni:

1 – SICUREZZA DEI DATI

I servizi di cloud storage offrono vari livelli di sicurezza: per l’accesso alla tua area, nei protocolli di trasferimento dei dati, nella protezione dei file una volta nei loro servers etc.

Alcuni servizi permettono ad esempio di accedere soltanto con password, altri crittografano automaticamente i tuoi file prima dell’invio, per aumentare la protezione durante il trasferimento.

Alcuni offrono la possibilità di criptarli con una chiave da te scelta, in modo che nessuno riesca a visualizzare il contenuto del file una volta nel server del servizio.

Altro fattore da verificare è: chi può accedere ai dati? che si tratti di dipendenti, appaltatori o terze parti, il supporto tecnico ha accesso ai file memorizzati nel cloud?

Supponendo che i dati dei propri file siano crittografati nel sistema di storage, chi ha accesso alle chiavi di crittografia?

L’ideale sarebbe criptarli con una chiave da te scelta, in modo che nessuno riesca a visualizzare il contenuto del file una volta nel server del servizio.

2 – DOVE RISIEDONO I DATI

Per fornire un servizio sicuro e ridondante, è meglio eseguire il backup o la replica dei file di dati in un’altra posizione rispetto al proprio sistema. Molte volte l’ubicazione geografica distribuita dei dati è spesso difficile da determinare, con le conseguenti problematiche di compliance privacy legate e differenti normative nazionali in tema di protezione dei dati personali.

3 – I DATI DEVONO ESSERE SEMPRE DISPONIBILI

Non tutti i servizi di cloud storage mantengono i tuoi file per sempre.

Molti servizi eliminano i file nel cloud quando vengono eliminati dal pc per mantenere tutto sincronizzato. Quando elimini un file dal computer, questo non verrà ovviamente trasferito nel cloud al prossimo backup.

Altri servizi invece, garantiscono la conservazione di tutti i tuoi files, anche quando vengono eliminati dal computer.

L’ideale è backups differenziali. In pratica trasferiscono al cloud soltanto le parti del file che sono state modificate rispetto all’ultimo backup: questo riduce la banda necessaria e i tempi.

Molto funzionali sono i servizi che offrono la possibilità di accedere al tuo spazio attraverso un sito web apposito che funziona da interfaccia. Il vantaggio di questo tipo di servizi è che puoi accedere al tuo spazio indipendentemente dal dispositivo che stai usando – ti basta una connessione ad Internet. Inoltre esistono delle appliance tipo Disk Box che consentono di azzerare i limiti di banda.

4 – FUNZIONALITA’

A seconda delle tue necessità, verifica le funzionalità che i provider propongono.

Visualizzatori di file: alcuni servizi permettono di aprire i formati di file più comuni come documenti Office, PDF, immagini etc. Altrimenti, bisogna scaricare il file sul proprio computer per visualizzarlo.

Editing: alcuni servizi di cloud permettono l’editing dei file. In pratica, puoi modificare i documenti direttamente online, senza doverli scaricare prima sul tuo computer.

Versioning: alcuni servizi salvano in pratica tutte le versioni dei file che carichi. Questo è utile se si elimina o si modifica per sbaglio un file, e si vuole ripristinare la versione precedente. Attenzione però: alcuni servizi salvano la cronologia dei file soltanto per un periodo di tempo limitato (ad esempio 30 giorni).

Sharing: i servizi che offrono sharing permettono di condividere i documenti archiviati nel tuo spazio cloud con gli altri utenti registrati allo stesso servizio. In genere basta inviare ai tuoi contatti il link al file. Puoi anche proteggere l’accesso con passwords.

Collaborating editing: alcuni servizi (come Google Drive e OneDrive) permettono di lavorare sullo stesso documento in gruppo. Ogni collaboratore ha accesso al documento e può fare cambi, che vengono tracciati.

Ricerca dei file: alcuni (pochi) servizi offrono la possibilità di cercare parole e testo all’interno dei tuoi files salvati nel cloud.

Activity logs: alcuni servizi tengono traccia di tutte le attività effettuate da te (backup, ripristini, caricamenti, eliminazioni di files etc).