Il segreto di una gestione documentale intelligente

Perché è così importante in azienda?

 “I dati sono il nuovo petrolio” afferma Mikko Hyppen e oggi hanno maggior valore in quanto sappiamo utilizzarli meglio e in modi nuovi.

Se ci riflettiamo i dati risiedono nei documenti, cuore pulsante di una azienda, ma la mole di dati e informazioni da gestire è aumentata esponenzialmente e non permette più un approccio analogico.  

Nella vita di un’impresa, un documento non è mai un elemento isolato poiché innesca un processo che coinvolge, sulla base della sua natura, le varie divisioni aziendali. E ognuna di queste ha una propria parte di responsabilità nel garantire che il flusso informativo proceda senza intoppi.

Qui entra in gioco la digitalizzazione dei processi aziendali: la digitalizzazione dei processi va quindi oltre la dematerializzazione documentale perché permette di sgravare i dipendenti coinvolti da molte attività rischiose per l’integrità del documento stesso, di aumentare il livello di sicurezza, di tracciare tutte le operazioni, di ridurre il rischio di errore, di incrementare la produttività dei lavoratori che possono quindi concentrarti sul business senza distrazioni, di garantire la collaborazione tra le diverse unità.

La chiave di ogni azienda di successo è il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali.

I vantaggi immediati sono:

  1. La possibilità di snellire e velocizzare tutti i processi, anche quelli approvativi (introducendo il servizio di firma elettronica), eliminando i costi della carta e i passaggi di mano che rallentano i vari iter o che – a volte – fanno sfumare occasioni importanti.
  2. Massima accessibilità ai documenti salvati in cloud a qualsiasi utente, specialmente in mobilità. Contratti e modulistica da presentare a clienti e partner, ma anche manuali e istruzioni procedurali divengono immediatamente disponibili su tutti i supporti, in tutti i luoghi, sostenendo tra l’altro i programmi di Smart Working orientati alla creazione di un vero e proprio anywhere office.
  3. Automatizzare tutte le fasi del processo documentale: dalla creazione, condivisione, approvazione, notifica, archiviazione fino alla conservazione, il tutto secondo un flusso di lavoro prestabilito e in linea con le procedure aziendali.
  4. Aumenta la collaborazione fra le varie aree aziendali.

È fondamentale assicurarsi che la piattaforma che si sceglie sia innanzitutto davvero integrabile con i sistemi presenti in azienda, ma soprattutto scalabile. Man mano che cambiano le necessità, i processi e i modelli di business dell’impresa, infatti, l’infrastruttura per la gestione documentale deve essere in grado non solo di seguire, ma anche di anticipare le logiche che caratterizzano il modo di ottimizzare il workflow e i flussi informativi.

ALCUNI DATI:

  • il 55% dei documenti nasce ancora cartaceo;
  • 3,6 ore alla settimana vengono spese da ogni lavoratore per la gestione dei documenti;
  • un documento viene duplicato dalle 9 alle 11 volte e ad un costo di 18 euro cad.
  • il 3% dei documenti viene archiviato erroneamente e il suo costo è di 120 euro;
  • 1 documento su 20 viene smarrito.

 VANTAGGI ECONOMICI DELLA GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI

  • Si risparmia l’80% rispetto alla gestione cartacea.
  • I costi per l’archiviazione si abbattono del 41%.
  • Gli errori manuali diminuiscono del 50%.
  • Le informazioni e i dati vengono recuperati molto velocemente.
  • +40% della produttività
  • Maggiore sicurezza e rispetto della privacy e della normativa GDPR.

VANTAGGI ORGANIZZATIVI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE INTELLIGENTE

  • Ricerca facile, veloce ed intuitiva dei dati
  • Accessibilità da qualunque luogo e in qualsiasi momento
  • Automatismi
  • Processi di gestione dei documenti integrati con i vari applicativi aziendali
  • Maggiore condivisione dell’informazione e della storia del documento
  • Maggiore gestione e controllo
  • Analisi delle informazioni
  • Personalizzazioni della gestione dei documenti
  • Maggiore sicurezza e adeguamento alle norme GDPR.

La normativa italiana ed europea consentono la totale dematerializzazione dei documenti, facendo ricorso a determinati strumenti (firma digitale e PEC, in primis) e attenendosi al regolamento tecnico redatto dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) D.Lgs. n. 217/2017.

Pertanto, nello stesso regolamento sono stabiliti i requisiti tecnici affinché un documento possa garantirsi autentico, integro, affidabile, leggibile e reperibile e quindi valido sotto il profilo legale.

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