La conservazione a norma è quel processo informatico che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo, nei casi previsti dalla norma, di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Questa procedura conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico, assicurando il mantenimento a lungo termine, delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
La normativa italiana, permette la totale dematerializzazione di tutti i documenti cartacei permettendo lo snellimento dei volumi ed aumentando l’efficacia dei processi documentali.
Si parte dalle fatture, grazie alla fatturazione elettronica (obbligatoria per tutti a partire dal 1° gennaio 2019), passando per i libri contabili, obbligatori per tutte le aziende, sino ad arrivare alle cartelle cliniche.
COME SI FA LA CONSERVAZIONE A NORMA?
Il processo di conservazione a norma racchiude una serie di attività specifiche caratterizzate da una elevata professionalità e competenza in ambito tecnologico, normativo, gestionale e amministrativo.
La base di partenza è il documento che può essere analogico o informatico.
Nel primo caso è necessaria la digitalizzazione per trasformarlo in un documento informatico, di solito nel formato PDF o altro formato immagine (es. TIFF, JPEG).
Nel secondo caso, invece, sarà sufficiente apporre la firma digitale che ne attesta l’autenticità e l’integrità. Qualora sia necessario attribuire una data certa al momento di emissione del documento digitale, basterà applicare anche una marca temporale al documento stesso.
Il processo dovrà garantire che i file destinati alla conservazione sostitutiva siano non modificabili, che si traduce nell’assenza all’interno del file di macro istruzioni o codici eseguibili (es. campo data che si aggiorna automaticamente, codice macro, java o simile, …) e che ogni documento abbia almeno gli indici di ricerca obbligatori richiesti per legge (metadati).
Le principali fasi sono 3: versamento, archiviazione, distribuzione.
1) Fase di Versamento: Il Responsabile della Conservazione prende in carico i documenti prodotti (pacchetto di versamento), ne verifica i requisiti tecnici e normativi obbligatori, genera un rapporto di versamento (obbligatorio e con l’apposizione di un riferimento temporale) e archivia i documenti in un sistema di conservazione a norma.
2) Fase di Archiviazione: il Responsabile della Conservazione avvia il processo di conservazione digitale e genera e un pacchetto di archiviazione sottoscritto con propria firma elettronica qualificata.
3) Fase di Distribuzione: L’ultima fase, è la produzione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con firma elettronica qualificata del Responsabile della conservazione, per la visualizzazione, l’esibizione e ogni altra forma di utilizzo dei documenti informatici conservati a norma.
Il RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE A NORMA
La figura centrale del processo di conservazione è il Responsabile della Conservazione.
L’attuale normativa di rifermento (nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione), conferisce al responsabile della conservazione una serie di funzioni, doveri e responsabilità che implicano competenze tecniche, normative e di processo assolutamente necessarie per l’espletamento del ruolo.
PERCHE’ E’ UTILE LA CONSERVAZIONE A NORMA?
Nello specifico:
Efficienza gestionale
- rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
- efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
- maggiore controllo dei processi documentali.
Riduzione di tempi e costi
- costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi;
- spazi dedicati all’archivio dei documenti;
- tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive;
- impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti.
Inoltre si ottengono enormi vantaggi se anziché il singolo documento, viene digitalizzato l’intero processo che contiene informazioni che diventano strutturate, condivisibili internamente ed esternamente, sicure, identificabili e ricercabili.
PERCHE’ E’ IMPORTANTE RIVOLGERSI AD UN CONSERVATORE ACCREDITATO COME ASP ITALIA
Per la conservazione a norma è preferibile affidarsi ad un operatore privato come ASP Italia che grazie alla partnership con Namirial, garantisce elevati standard di servizio, rispetto al Sistema di Interscambio/Agenzia delle Entrate.
In particolare i vantaggi sono:
1. Maggiore tutela per il contribuente: in caso di contenzioso, i documenti sono disponibili solo all’Agenzia delle Entrate (nessuna tutela per il contribuente). Un proprio archivio documentale sostitutivo permette invece la sua opposizione in giudizio rispetto a quello detenuto dal Sistema di Interscambio/Agenzia delle Entrate.
2. L’affidamento della conservazione dei propri documenti ad ASP Italia mette al riparo il cliente dagli eventuali malfunzionamenti del Sistema Centrale (come accaduto recentemente in fase di invio dello Spesometro del 1° semestre 2017). Affidarsi ad un operatore privato certificato come ASP Italia, offre garanzie di più elevati standard di servizio nell’interesse esclusivo del cliente finale.
3. Un proprio archivio documentale a norma presso ASP Italia è direttamente accessibile dal cliente e favorisce l’accesso ai documenti per l’operatività quotidiana della contabilità aziendale. Invece l’archivio dell’Agenzia delle Entrate è consultabile solo tramite Cassetto Fiscale, cioè con Credenziali Entratel.
4. Con ASP Italia è possibile conservare documenti aggregabili in fascicoli, dove la singola fattura è collegata, ad esempio, al relativo ordine, DDT, email, ecc. Questo elevato livello di consultabilità non è consentito nel caso di conservazione da parte del Sistema di Interscambio/Agenzia delle Entrate, che archivia esclusivamente il formato XML.
5. Con l’agenzia delle entrate non si ha nessuna integrazione con Gestionali o ERP. Essere i reali detentori dei dati e delle informazioni è uno degli aspetti più importanti della dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti e del loro contenuto.
Per approfondimento: LINEE GUIDA SULLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI – Agenzia per l’Italia Digitale
Per maggiori informazioni su progetti di Conservazione a norma, contatta i nostri esperti: info@asp-italia.com – n. verde: 800 91 43 93
