A seguito dell’emergenza COVID-19 la firma elettronica si è rivelata uno strumento indispensabile che può far risparmiare tempo e risorse economiche in azienda e nella vita di tutti i giorni.  Con il lavoro da casa, sempre più professionisti, aziende ed organizzazioni utilizzano la firma elettronica per validare legalmente i documenti e contratti. In alcuni casi la firma digitale è addirittura obbligatoria, ad esempio per inoltrare richiesta di finanziamenti pubblici e per partecipare a bandi pubblici.

CHE COS’E’ LA FIRMA ELETTRONICA?

La firma elettronica nasce per rendere validi tutti i documenti che vengono inviati via mail o, più in generale, attraverso l’utilizzo di strumenti di natura elettronica. Se sui documenti cartacei tutto si risolveva con una penna, su quelli digitali si è dovuto ricorrere alla creazione di uno strumento che avesse la stessa validità legale e ne sancisse, appunto, l’autenticità e l’integrità.

La firma elettronica, se utilizzata in maniera corretta, garantisce:

  • l’autenticità dell’identità del mittente;
  • l’originalità di un documento;
  • l’integrità del documento (per evitare che lo stesso venga falsificato o modificato).

E’ utile precisare che non è affatto sufficiente fotografare la propria firma o scannerizzarla. In questi casi, infatti, la firma in questione non ha alcun genere di valore legale. Quando si parla di firma digitale, al contrario, si fa riferimento ad un particolare sistema basato su chiavi asimmetriche di cui una è pubblica e una provata. Utilizzando queste chiavi, si ha la possibilità di verificare in maniera puntuale l’effettiva provenienza dei documenti e la loro integrità. Questo meccanismo consente di paragonare sotto il profilo legale la firma digitale a tutti gli effetti a quella autografa.

QUALI SONO LE TIPOLOGIE DI FIRMA ELETTRONICA?

Il Regolamento UE n. 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014, noto con l’acronimo eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Signature), ha fissato norme e procedure per le firme elettroniche, l’autenticazione web ed i servizi fiduciari per le transazioni.  Si tratta sostanzialmente di:

  • la firma elettronica rappresenta tutti i dati in forma elettronica, allegati o connessi attraverso un’associazione logica ad altri dati elettronici, ed utilizzati come metodo di identificazione informatica;
  • la firma elettronica avanzata, come dice il nome stesso, è un upgrade della firma elettronica. Sostanzialmente è la stessa cosa, ma in più garantisce la connessione univoca al firmatario, l’autenticità del firmatario e l’integrità del documento.
  • la firma elettronica qualificata è un ulteriore step successivo, che rappresenta una firma basata su un certificato qualificato e prodotta mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa.
  • La firma digitale remota consente la libertà di firmare file e documenti da qualsiasi postazione connessa a Internet. In questo caso il kit si compone di un certificato di Firma Digitale depositato su un server sicuro e da un dispositivo OTP (One Time Password) che, generando un nuovo codice segreto ad ogni utilizzo, permette al titolare di effettuare l’autenticazione con le proprie credenziali e portare così a termine l’operazione. Il principale vantaggio è costituito dal non dover installare alcuna componente hardware su terminali non propri. Ancora, trattandosi di un sistema di autenticazione a due fattori, il livello di sicurezza risulta incrementato. Vengono infine eliminate tutte le potenziali incompatibilità tra i device (siano essi lettori, Smart Card o Token USB) e i computer impiegati.

VANTAGGI

La dematerializzazione della gestione dei documenti porta ad un enorme risparmio di tempo e carta. La firma digitale contribuisce in modo considerevole all’automazione e alla semplificazione del workflow documentale, semplifica e accelera i processi aziendali: contratti, bilanci, dichiarativi possono essere firmati anche in mobilità.

Rende infatti veloce la trasmissione dei documenti e favorisce il telelavoro e smartworking certificando l’assoluta inalterabilità del documento.

Risulta uno strumento sicuro e adatto a business di ogni tipo e dimensione: dallo studio professionale alla piccola impresa, fino alla grande azienda.

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