Le aziende private o pubbliche che desiderano migliorare la propria produttività, tagliare i costi ed essere competitive sul mercato, devono intraprendere un percorso di trasformazione digitale che ha come primo step, quello di eliminare la carta.
L’essere vincolati ai documenti cartacei, infatti, oltre a non essere sostenibile a livello ambientale, crea tutta una serie di inefficienze nel modo di lavorare quotidiano. Prendiamo ad esempio in considerazione il ciclo dell’ordine di vendita, per evidenziare immediatamente quanto è dispendioso in termini di tempo, costi ed efficacia farlo con documenti cartacei.
La gestione della carta è onerosa.
Utilizzare documenti cartacei in azienda è molto oneroso sotto diversi aspetti:
- Costo della carta e dell’archiviazione fisica.
- Perdita di tempo e risorse per archiviare, classificare e ricercare i documenti.
- Impatto ambientale.
- Aumento della possibilità di commettere errori nell’archiviare e classificare i documenti in modo univoco.
- Difficoltà di condivisione e collaborazione.
- Mancanza di sicurezza e privacy su chi può avere accesso a specifici documenti.
- Impossibile lo smartworking.
La gestione in cloud dei documenti digitali
Al fine di godere dei vantaggi della digitalizzazione dei documenti, è necessario che siano inseriti in un flusso digitale attraverso un software per la gestione dei documenti.
Document-One è il software in cloud per la gestione documentale che consente di archiviare in maniera veloce, organizzata e strutturata ogni tipo di documento. Offre la possibilità di catalogarli in base a diversi attributi (tag) al fine di poterli ricercare e reperire agevolmente in qualsiasi momento.
I documenti vengono archiviati nella nostra infrastruttura cloud, ospitata nei data center TIM.
Permette una facile gestione, condivisione e controllo dei flussi documentali.
I documenti digitali in cloud sono sempre accessibili e disponibili da qualunque luogo (è sufficiente una connessione internet) e sono facilmente condivisibili con altri utenti in modo controllato.
Firma elettronica e Conservazione a norma
A partire dal 1° gennaio 2022, secondo il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, l’art. 71 del CAD, ogni Azienda potrà gestire e conservare a norma i propri documenti informatici (in sostituzione di quelli cartacei) con la conservazione digitale o a norma.
Fare conservazione digitale non significa semplicemente fare il backup di un file o di un documento ma è un processo che deve rispettare delle regole determinate dalla legge (Decreto del 13 nov 2014)
La conservazione a norma o digitale prevede l’archiviazione di documenti in formato elettronico dotati di firma elettronica e marca temporale, unici fattori che donano nel tempo l’integrità, l’autenticità, reperibilità e immodificabilità.
Infatti i documenti digitali hanno una valenza legale e probatoria di forma, contenuto e tempo, grazie alla firma digitale e alla marca temporale.
E’ importante sapere che qualsiasi tipo di documento può essere portato in conservazione sostitutiva a norma di legge.
