Uno degli strumenti dello Smart working
Un vantaggio competitivo per le imprese sono i processi completamente digitali: poter consultare e firmare i documenti aziendali in qualsiasi momento, condividere in sicurezza le informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda e mantenere il controllo dell’intero processo autorizzativo è un fattore di produttività, velocità ed efficienza.
Uno degli strumenti per attivare lo Smart Working in azienda è la Gestione digitale documentale. La nostra soluzione Document One erogata in forma di servizio web permette di orchestrare digitalmente le transazioni aziendali basate su documenti e di gestire i processi approvativi con l’apposizione di firma digitale.
È una soluzione che gestisce l’intero ciclo approvativo su qualsiasi documento, su device fissi e mobili. Consente di inviare, approvare, firmare, condividere e conservare a norma di legge i documenti, eliminando con la tecnologia digitale le lungaggini della tradizionale gestione documentale cartacea.
La Gestione Documentale con Document One ha aiutato i nostri clienti a centralizzare le informazioni oltre che a migliorarne la ricerca e la condivisione a tutti i livelli aziendali.
N.B. La Gestione Documentale non è sinonimo di dematerializzazione: non basta digitalizzare i documenti cartacei con un servizio OCR (Optical Character Recognition, Riconoscimento ottico dei caratteri) e conservarli in un archivio digitale per poter fare il salto di qualità. La digitalizzazione è solo il primo passo per consentire ai documenti di essere integrati e, in funzione delle regole stabilite dagli amministratori, a disposizione dei team, delle business unit, delle unità produttive e persino delle macchine, in modo da orchestrare il flusso informativo.
I vantaggi immediati:
- Massima accessibilità ai documenti: i file vengono salvati in Cloud e qualsiasi utente può accedervi specialmente in mobilità. Contratti e modulistica da presentare a clienti e partner, ma anche manuali e istruzioni procedurali divengono immediatamente disponibili su tutti i supporti, in tutti i luoghi, sostenendo così lo Smart Working e creando un vero e proprio anywhere office.
- Con la firma digitale da remoto, si ha la possibilità di snellire tutti i processi approvativi, eliminando i costi della carta e i passaggi di mano che rallentano i vari iter o che – a volte – fanno sfumare occasioni di vendita.
- Riduzione dei costi: dalla riduzione dell’uso di carta, inchiostro per stampanti e schedari, che sottraggono spazio e risorse umane necessarie a gestirli, e riduzione dei tempi di ricerca e trasmissione dei documenti.
DOCUMENT ONE – LA GESTIONALE DOCUMENTALE
Come accennato, un Documentale è uno strumento che non si limita a digitalizzare, convertire in altri formati e raccogliere la documentazione per renderla disponibile agli utenti. È una vera e propria piattaforma integrata. Il vero valore aggiunto offerto da Document One è la sua flessibilità di entrare in comunicazione con l’ERP e il CRM aziendale e automatizzare il workflow rendendolo efficiente e trasparente.
Esempio:
Basti pensare a come può cambiare il processo di creazione e gestione di un ordine di vendita grazie a un documentale: l’ordine viene acquisito e inserito nel sistema, e lo mette in relazione con gli altri documenti necessari a far avanzare la richiesta, includendo lungo il flusso autorizzazioni personali o intere procedure approvative, che vengono notificate a tutti gli attori coinvolti. Ogni modifica al documento, inclusa l’apposizione della firma elettronica dal responsabile di produzione o dal magazziniere, è registrata dal sistema, che fa convergere l’organizzazione lungo il percorso di trasformazione da input ad output, ottimizzando tutti i passaggi.
