Nei primi anni 2000 era diventato evidente il vantaggio di archiviare i documenti in digitale e di averli sempre a disposizione.
Oggi fortunatamente anche la legge italiana ci permette di avere un archivio digitale a volte anche in sostituzione di quello cartaceo.
D.Net, software gestionale in cloud, dispone nativamente di una funzionalità dedicata alla gestione dei documenti: il modulo Gestione Documentale, che consente di archiviare e gestire documenti, di qualsiasi formato, e allegarli a qualsiasi entità o transazione gestite nel sistema.
Per chi è utile il modulo Gestione documentale in cloud:
Per tutti coloro che hanno esigenze di:
- archiviare documenti di qualsiasi genere in maniera organizzata e strutturata;
- rendere i propri documenti disponibili in qualsiasi momento con funzionalità di ricerca semplici, efficaci ed esaustive;
- condividere i propri documenti senza dover rinunciare al controllo su di essi e alla loro sicurezza.
- lavorare sempre sull’ultima versione e avere sotto controllo lo storico delle versioni.
Organizzi, gestisci e conservi i dati nel cloud.
Il modulo in D.Net permette di archiviare in maniera organizzata e strutturata i documenti, offrendo la possibilità di catalogarli in base a diversi attributi (tag) al fine di poterli ricercare e reperire agevolmente in qualsiasi momento.
Il sistema di gestione documentale gestisce i documenti in modo centralizzato, creando un archivio unico e integrato. Puoi organizzare e archiviare i documenti aziendali provenienti da fonti diverse e condividerli facilmente.
Ad esempio è possibile allegare il contratto in formato pdf di un fornitore direttamente nell’anagrafica del fornitore stesso. Tale allegato è consultabile in tutte le aree del sistema collegate all’entità di riferimento. Nel caso dell’esempio, nella consultazione delle fatture del fornitore è possibile accedere direttamente al pdf del contratto.
E’ possibile allegare documenti sia ad entità di tipo anagrafico che a singole transazioni, ad esempio alle fatture attive e passive.
Alcuni allegati possono essere generati ed allegati automaticamente dal sistema, ad esempio le fatture elettroniche o le fatture di cortesia in pdf alle rispettive transazioni contabili.
Non ci sono limitazioni sul numero di documenti associabili a ciascuna entità o transazione e la possibilità di inserire un oggetto ed una descrizione per ogni documento allegato porta il vantaggio di avere sempre a disposizione i documenti più utili in funzione del contesto in cui si sta operando.
Caratteristiche:
- Infinite classi documentali
- Tag di indicizzazione personalizzabili
- Interfaccia web semplice
- Acquisizione documenti multicanale
- Mobile friendly
- Gestione utenti e permessi
Vantaggi
Meno Errori. Diminuiscono gli errori soprattutto quelli che si verificano quando si maneggiano file diversi, in più persone e da applicativi differenti.
Velocità. Trovi rapidamente i documenti, grazie ad un set di filtri e tag che consentono una ricerca semplice ed immediata. Velocizza l’accesso ai documenti. Inoltre è possibile integrare con il servizio di firma elettronica che migliora le tempistiche di processi di approvazione.
Semplificazione. Puoi tracciare i flussi dei tuoi documenti e rendere più efficace la condivisione di dati e informazioni tra i reparti e verso l’esterno, a clienti e fornitori. Con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale rendi inoltre disponibili e inalterabili i documenti nel tempo nella loro autenticità. Diminuiscono i tempi di lavoro, necessari alla creazione, modifica e condivisione di determinati documenti.
Usare il Cloud in modo efficace. Il vantaggio di usare il cloud non solo come luogo sicuro per archiviare i dati, ma anche come strumento affinché tutti con i dovuti permessi ed autorizzazioni possano accedervi da qualsiasi luogo. Inoltre l’uso del cloud ti permette di non avere preoccupazioni su tutti gli aspetti infrastrutturali e tecnologici necessari al funzionamento della soluzione.
