Document-One, la gestione dei tuoi documenti in cloud
ASP Italia ha sviluppato un sistema di gestione dei documenti digitale in cloud, Document-One, che permette alle aziende di ogni dimensione, di archiviare, gestire e tracciare i documenti.
Ti consente di:
- ridurre i costi hardware e consumi energetici,
- elimina gli oneri di manutenzione e installazione,
- favorisce lo smartworking
- migliora la condivisione e la collaborazione in real time.
Puoi:
- Archiviare i documenti;
- Ricercare facilmente i documenti attraverso dei metadati oppure ricercando una parola all’interno di un documento;
- Indicizzare e classificare i documenti;
- Creare dei workflow di approvazione.
Gli utenti possono accedere ovunque si trovino tramite un browser web. Solo l’amministratore può gestire gli accessi per utente: sola lettura, download, modifica ed eliminazione. È sempre possibile, inoltre, visualizzare la cronologia delle modifiche effettuate sul documento.
Grazie al monitoraggio e alla verifica dei flussi documentali, si ottiene un controllo efficace, si garantisce la sicurezza delle informazioni e la conformità alle norme.
I vantaggi di Document-One
- La dematerializzazione dei documenti riduce il consumo di carta e favorisce il rispetto dell’ambiente;
- Abbatte i costi legati all’archiviazione fisica della documentazione cartacea;
- Ottimizza il workflow documentale e riduce i tempi di ricerca e di trasmissione dei documenti;
- Rende i documenti inalterabili e disponibili in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad internet;
- Permette agli utenti di consultare o lavorare – a seconda dei permessi – lo stesso materiale contemporaneamente;
- Riservatezza delle informazioni garantita da accessi personali;
- Riduce i costi di gestione, snellisce i processi interni e aumenta l’efficienza e la competitività, riducendo il rischio di errori.
Firma Digitale per dare autenticità al tuo documento
ASP Italia, grazie ai suoi partner, ti mette a disposizione la firma digitale, per comprovare la validità e l’autenticità di un documento digitale. Oggi, la firma digitale è uno strumento sempre più indispensabile nel mondo del lavoro. E garantisce diversi vantaggi per le aziende: contribuisce in modo considerevole all’automazione e alla semplificazione del workflow documentale, semplifica e accelera i processi aziendali: contratti, bilanci, dichiarativi possono essere firmati anche in mobilità.
Rende infatti veloce la trasmissione dei documenti e favorisce il telelavoro e smartworking certificando l’assoluta inalterabilità del documento.
Risulta uno strumento sicuro e adatto a business di ogni tipo e dimensione: dallo studio professionale alla piccola impresa, fino alla grande azienda.
