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La gestione documentale in cloud

La sempre più diffusa necessità di ricorrere alla conservazione sostitutiva, vale a dire quel processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale con relativa conservazione a norma, rende indispensabile l’uso di una piattaforma di Document Management come Document-One che permette di gestire in modo facile e veloce ogni tipo di documento: da quelli amministrativi a quelli commerciali e fino alla corrispondenza.

Document-One, la gestione dei tuoi documenti in cloud

ASP Italia ha sviluppato un sistema di gestione dei documenti digitale in cloud, Document-One, che permette alle aziende di ogni dimensione, di archiviare, gestire e tracciare i documenti.

Oltre alla riduzione dei costi hardware e dei consumi energetici, elimina gli oneri di manutenzione e installazione, il vincolo del luogo di lavoro e le interruzioni operative, consentendo la condivisione e l’aggiornamento in real time dei documenti.

Puoi:

  • Archiviare i documenti;
  • Ricercare facilmente i documenti attraverso dei metadati oppure ricercando una parola all’interno di un documento;
  • Indicizzare e classificare i documenti tramite l’inserimento di attributi/metadata;
  • Creare dei workflow di approvazione.

A questa piattaforma gli utenti possono accedere ovunque si trovino tramite un browser web. Solo l’amministratore può gestire gli accessi per utente: sola lettura, download, modifica ed eliminazione. È sempre possibile, inoltre, visualizzare la cronologia delle modifiche effettuate sul documento.

Grazie al monitoraggio e alla verifica dei flussi documentali, si ottiene un controllo efficace dei costi aziendali e si garantisce la sicurezza delle informazioni e la conformità alle norme.

Document-One

I vantaggi di Document-One

  1. La dematerializzazione dei documenti riduce il consumo di carta e favorisce il rispetto dell’ambiente;
  2. Abbatte i costi legati all’archiviazione fisica della documentazione cartacea;
  3. Ottimizza il workflow documentale e riduce i tempi di ricerca e di trasmissione dei documenti;
  4. Rende i documenti inalterabili e disponibili in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad internet;
  5. Permette agli utenti di consultare o lavorare – a seconda dei permessi – lo stesso materiale contemporaneamente;
  6. Riservatezza delle informazioni garantita da accessi personali;
  7. Riduce i costi di gestione, snellisce i processi interni e aumenta l’efficienza e la competitività, riducendo il rischio di errori.

Firma Digitale per dare autenticità al tuo documento

ASP Italia, grazie ai suoi partner, ti mette a disposizione la firma digitale, per comprovare la validità e l’autenticità di un documento digitale. Oggi, la firma digitale è uno strumento sempre più indispensabile nel mondo del lavoro. E garantisce diversi vantaggi per le aziende: contribuisce in modo considerevole all’automazione e alla semplificazione del workflow documentale, semplifica e accelera i processi aziendali: contratti, bilanci, dichiarativi possono essere firmati anche in mobilità.

Rende infatti veloce la trasmissione dei documenti e favorisce il telelavoro e smartworking certificando l’assoluta inalterabilità del documento.

Risulta uno strumento sicuro e adatto a business di ogni tipo e dimensione: dallo studio professionale alla piccola impresa, fino alla grande azienda.

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