DIGITALIZZARE LA NOTA SPESE: LA NORMATIVA
Per un’azienda ricorrere alla digitalizzazione delle note spese, significa un risparmio in termini di tempo, spazio e denaro.
L’Agenzia delle Entrate conferma che i giustificativi di spesa possono essere digitalizzati, per esempio attraverso una foto fatta con lo smartphone. La normativa a cui far riferimento è il Codice dell’Amministrazione Digitale per la Pubblica Amministrazione, decreto ministeriale 17 giugno 2014 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
In particolare, per la conservazione degli originali le strade da prendere sono due.
A) Gli originali dei cosiddetti giustificativi non unici — cioè quelli al cui contenuto è possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi — possono essere distrutti, una volta completata la procedura di conservazione digitale.
Per intenderci i giustificativi non unici sono gli scontrini fiscali, le fatture, le ricevute fiscali.
B) Il caso è diverso per i giustificativi unici, cioè quelli che non consentono di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione.
Stiamo parlando di giustificativi di cessioni o prestazioni emessi da soggetti economici di Paese fuori dall’Unione Europea, con cui quindi non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale.
Questi giustificativi unici devono essere conservati anche in versione analogica. Si potrebbero anche distruggere ma in quel caso un pubblico ufficiale dovrebbe prima autenticare la conformità tra la versione analogica e la copia digitale.
