Dematerializzazione è la parola d’ordine.
Non è più necessario conservare scontrini e ricevute, ma soltanto fotografarli con lo smartphone tramite un’app.
In molte aziende la gestione delle note spese è un noioso adempimento per il personale, per l’ufficio HR e l’amministrazione; gli scontrini vanno gestiti in buste, consegnati in sede, classificati, controllati per il rispetto delle policy, archiviati, registrati… una procedura che spreca tempo e costi ed è oggettivamente frustrante, vincolata da tempistiche e scadenze.
Eliminare la carta e automatizzare alcune procedure, comporta uno snellimento burocratico ed evita alcuni inconvenienti:
- Informazioni incomplete ed errori frequenti
- Perdita di tempo e mole di lavoro in aumento sia a carico del dipendente che dell’amministrazione
- Mancato controllo sulle spese effettuate dal dipendente
La nostra soluzione in cloud ListOne permette di rendere la gestione delle note spese facile e veloce sia da parte del dipendente che da parte dell’amministrazione.
L’utente deve soltanto compilare un modulo tramite lo smartphone e fotografare lo scontrino che giustifica la spesa. Una volta approvato e inviato il documento, l’azienda lo prenderà in gestione in automatico e dopo l’approvazione del manager di riferimento provvederà a rimborsare il dovuto direttamente in busta paga.
I vantaggi sono:
- Maggiore produttività, risparmio di tempo, eliminando errori.
- Controllo delle spese di viaggio in tempo reale, rispettando la travel policy dell’azienda e gestendo i massimali di spesa.
- Tutte le transazioni compiute o attinenti alle trasferte possono dar luogo a registrazioni contabili automatiche secondo parametri introdotti dall’utente.
- Archivia digitalmente scontrini e ricevute: il modo migliore per l’azienda di disfarsi della carta.
- Controlli immediati di tipo gestionale ed amministrativo.
- Rimborsi più veloci.
- Analisi e report in real time di tutte le spese sostenute dai dipendenti.
Il vero punto di forza di questa soluzione per le aziende è il fatto che si introduce una dose di automatizzazione nelle procedure per i rimborsi, con le richieste che non dovranno più essere vagliate e verificate a mano, guadagnando così in velocità e riducendo l’incidenza di eventuali errori. Questo consente un notevole risparmio di tempo che ora potrà essere speso per attività a più alto valore aggiunto.
Grazie alla digitalizzazione dei documenti, infine, si potrà portare in conservazione sostitutiva i documenti rilevanti ai fini fiscali.
